Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) — wzór i zasady wystawiania

Wydanie zewnętrzne (WZ) to dokument magazynowy potwierdzający przekazanie towarów lub materiałów poza magazyn podmiotu wydającego, na przykład sprzedawcy. Wydanie zmniejsza stan magazynowy.¹ Poniżej wyjaśniamy, kiedy wystawia się WZ, jakie dane wpisuje się do dokumentu, co powinien zawierać wzór PDF i czym WZ różni się od faktury².

Czym jest dokument WZ (wydanie zewnętrzne)?

Dokument WZ opisuje rozchód towaru lub materiałów z magazynu. Od dokumentu przyjęcia odróżnia go kierunek ruchu: WZ dotyczy wydania na zewnątrz, a nie dostawy do magazynu. Wydanie 1 sztuki na WZ zmniejsza stan o 1 sztukę; przyjęcie 1 sztuki na PZ zwiększa go o 1 sztukę³.

Na WZ zapisuje się wydane pozycje, ich ilości i odbiorcę. Dzięki temu można powiązać zmianę w ewidencji magazynowej z towarem przekazanym poza magazyn. Gdy WZ służy jako dowód księgowy, art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wymaga, jeśli to możliwe, określenia operacji również w jednostkach naturalnych⁴.

WZ dotyczy ruchu towaru, nie zapłaty. Samo sporządzenie dokumentu nie wyznacza też chwili powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek ten powstaje zasadniczo z chwilą dostawy towaru⁵.

Co oznacza skrót WZ?

Skrót WZ oznacza „wydanie zewnętrzne”. Mówi więc, że towar opuszcza magazyn i trafia do odbiorcy poza nim. W ewidencji wskazuje rodzaj udokumentowanego ruchu magazynowego.

Do czego służy wydanie zewnętrzne?

Wydanie zewnętrzne dokumentuje przekazanie towaru odbiorcy. Może dotyczyć sprzedaży, ale także nieodpłatnego przekazania.⁶ O znaczeniu operacji decyduje jej rzeczywista podstawa, nie sam skrót WZ. Art. 7 ust. 2 ustawy o VAT uznaje nieodpłatne przekazanie towarów przedsiębiorstwa za dostawę, jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku⁵.

Czy dokument WZ jest dokumentem księgowym?

WZ jest przede wszystkim dokumentem magazynowym. W określonych okolicznościach może jednak służyć jako dowód księgowy. Według FakturaXL jest to możliwe, gdy odbiorca dokona obrotu otrzymanym towarem przed otrzymaniem faktury.¹

Przy zapisie w KPiR, czyli podatkowej księdze przychodów i rozchodów, trzeba zachować kolejność zdarzeń. Znaczenie ma następujący przebieg:

• odbiorca otrzymał towar opisany na WZ;
• dokonał obrotu tym towarem;
• obrót nastąpił przed otrzymaniem faktury.

Sama nazwa WZ nie czyni dokumentu dowodem księgowym. Decyduje sytuacja odbiorcy, którą ten dokument potwierdza.

Jak powstaje dokument wydania zewnętrznego?

WZ przygotowuje się przy wydaniu towaru poza magazyn. Najpierw zapisuje się przygotowane pozycje, a następnie porównuje dokument z tym, co rzeczywiście przekazano. Jeśli WZ pełni funkcję dowodu księgowego, art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości wymaga podania daty operacji oraz odmiennej daty sporządzenia dokumentu⁴.

• Wskaż odbiorcę i magazyn, z którego wychodzi towar.
• Wpisz nazwy pozycji oraz wydawane ilości.
• Porównaj zapis z towarem przekazywanym odbiorcy.
• Zachowaj dokument jako zapis ruchu magazynowego.

Tak przygotowany WZ odnosi się do konkretnego wydania. Zapis powinien zgadzać się z przekazanym towarem.

Czym jest kompletna dokumentacja WZ i jak ją przechowywać?

Dokumentacja WZ pomaga ustalić, jaki towar wydano i komu go przekazano. Zapis musi wskazywać strony operacji oraz opisywać wydane pozycje. Gdy WZ stanowi dowód księgowy, art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości wymaga określenia obu stron wraz z ich nazwami i adresami⁴.

Archiwizowany WZ powinien pozostać czytelny i możliwy do odnalezienia po numerze. Warto też zachować jego powiązanie z dokumentami dotyczącymi tego samego wydania. Jeśli WZ przechowuje się jako dowód księgowy, art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości przewiduje okres przechowywania wynoszący 5 lat⁴.

Komplet dokumentów pozwala odtworzyć wydanie: ustalić wydającego, odbiorcę oraz pozycje, które opuściły magazyn. Dla WZ będącego dowodem księgowym art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości przewiduje podpisy wystawcy i osoby, której wydano składniki aktywów⁴.

Jakie dane powinien zawierać dokument WZ?

WZ powinien pozwalać rozpoznać konkretne wydanie, jego strony i przekazane pozycje. Przy wypełnianiu przyda się krótka lista kontrolna. Jeśli dokument pełni funkcję dowodu księgowego, trzeba uwzględnić sześć grup danych wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości⁴.

• Numer dokumentu, data wystawienia oraz data wydania.
• Dane wystawcy i odbiorcy.
• Rodzaj i ilość wydanych towarów lub materiałów.¹

Jak długo przechowywać dokumenty WZ?

Według e-druki.pl dokumenty WZ przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku obrotowego.⁷ Przez cały ten czas trzeba móc odnaleźć i odczytać dokument. Pomaga w tym stały porządek archiwizacji.

• Uporządkuj WZ według przyjętej numeracji.
• Zachowaj dokument w postaci pozwalającej odczytać wpisane dane.
• Przechowuj powiązanie WZ z dokumentami dotyczącymi tego samego wydania.

Specyfikacja dokumentu WZ: pola i format

Specyfikacja WZ obejmuje zarówno dane identyfikujące dokument, jak i opis ruchu towaru. Data wydania może być inna niż data wystawienia WZ.¹ Według e-druki.pl minimalna liczba egzemplarzy dokumentu wynosi 2.⁷

Układ formularza powinien pozwalać odróżnić dzień sporządzenia dokumentu od dnia przekazania towaru. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy daty są różne. Jeśli WZ jest dowodem księgowym, art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości wymaga w takiej sytuacji podania obu dat⁴.

Kto wystawia WZ i jak przebiega wydanie towaru?

WZ przygotowuje osoba obsługująca wydanie w ramach gospodarki magazynowej, czyli ewidencji ruchu i stanów towarów. Przed przekazaniem produktów porównuje dokument z przygotowanymi pozycjami. Po wydaniu WZ pozwala ustalić, do którego odbiorcy trafił towar.

Jak wystawić dokument WZ krok po kroku?

WZ musi odpowiadać rzeczywistemu wydaniu. Osoba obsługująca tę operację może przejść przez kolejne czynności:

• Wybierz operację wydania z magazynu.
• Wskaż odbiorcę i dodaj wydawane produkty.
• Porównaj ilości na WZ z przygotowanym towarem.
• Zapisz dokument i przekaż towar odbiorcy.

Przy samodzielnym tworzeniu WZ w Fakturowni można dodać tylko produkty znajdujące się w bazie produktów.⁸ Warto więc wskazać właściwe pozycje przed zapisaniem dokumentu.

Kto odpowiada za wystawienie WZ?

WZ wystawia osoba wyznaczona do dokumentowania wydań w firmie. Przygotowujący wpisuje dane operacji, a wydający towar porównuje je z przekazywanymi pozycjami. To, czy zadania wykonuje ta sama osoba, wynika z organizacji pracy magazynu.

Gdzie można wystawić dokument WZ?

WZ można sporządzić w narzędziu, w którym firma prowadzi dokumentację magazynową. W Fakturowni dokument powstaje samodzielnie, z rezerwacji lub innego dokumentu magazynowego, a także podczas wystawiania faktury.⁸ Sposób przygotowania zależy od tego, czy wydanie ma już powiązanie z innym dokumentem.

Jak poprawnie wypełnić WZ przed wydaniem towaru?

Zanim towar trafi do odbiorcy, trzeba porównać go z WZ. Osoba wydająca powinna sprawdzić:

• czy na dokumencie wskazano właściwego odbiorcę;
• czy nazwy produktów odpowiadają przygotowanym pozycjom;
• czy przeliczony towar zgadza się z ilościami na dokumencie;
• czy rozbieżności poprawiono przed przekazaniem towaru⁹.

Na WZ powinny znaleźć się pozycje i ilości zgodne z wydaniem. Taki zapis można następnie zestawić z ewidencją.

Wzór wydania zewnętrznego w PDF: co powinien zawierać?

Wzór WZ w PDF powinien mieć miejsce na numer, daty, dane stron oraz nazwy i ilości wydawanych pozycji. WZ nie ma jednego ustawowego wzoru. O przydatności formularza decyduje to, czy pozwala czytelnie opisać dane wydanie.⁶ Osobne pola na datę sporządzenia i datę przekazania towaru pomagają uniknąć ich pomylenia.

Darmowy wzór WZ: na co zwrócić uwagę przed pobraniem?

Darmowy wzór WZ warto dobrać do sposobu dokumentowania wydań w firmie. Przed pobraniem sprawdź, czy po wypełnieniu i wydrukowaniu nazwy oraz ilości będą czytelne. Dane wystawcy i odbiorcy również powinny być wyraźnie oddzielone.

Do czego wykorzystać wzór dokumentu WZ?

Wzór WZ służy do zapisania konkretnego wydania. Pozwala zestawić pozycje przekazywane odbiorcy z ilościami przygotowanymi w magazynie. Dopiero po wypełnieniu opisuje daną operację; pusty formularz pozostaje szablonem.

Wzór WZ w PDF i druk aktywny: czym się różnią?

PDF jest formatem pliku, a druk aktywny – formularzem z polami, które można wypełnić na ekranie. Plik PDF też może mieć aktywne pola. Sama nazwa formatu nie mówi więc, czy dane trzeba wpisać ręcznie po wydruku.

W programie FakturaXL wypełniony WZ można pobrać jako PDF albo wydrukować z przeglądarki. Po rejestracji konta dostępny jest również wydruk bez cen.¹

Obowiązek wystawienia WZ: kiedy dokument jest potrzebny?

WZ przydaje się firmie, która dokumentuje nim wydanie towaru odbiorcy poza magazyn. Nie stanowi automatycznego dodatku do każdej sprzedaży. O jego wystawieniu decyduje sposób ewidencjonowania ruchu towarów i potwierdzania ich przekazania.

Przed przygotowaniem dokumentu ustal, czy towar opuści magazyn, kto go odbierze i jakie pozycje zostaną wydane. Planowana wysyłka to jeszcze nie dokonane wydanie. Ostateczny WZ powinien odpowiadać temu, co faktycznie przekazano.

Czy wystawienie WZ jest obowiązkowe?

Wystawienie WZ nie jest obowiązkowe przy każdej sprzedaży. Ten dokument zapisuje wydanie towaru, natomiast obowiązki związane z dokumentowaniem sprzedaży ocenia się osobno. Firma, która stosuje WZ w gospodarce magazynowej, przypisuje go do konkretnego ruchu towaru.

Lista kontrolna przed wystawieniem WZ

Lista kontrolna pomaga powiązać WZ z rzeczywistą operacją. Przed wystawieniem dokumentu ustal:

• czy przygotowany towar ma opuścić magazyn;
• kto będzie odbiorcą wydania;
• jakie produkty i ilości zostaną przekazane;
• czy zapis odpowiada przygotowanemu towarowi.

Czy do każdej faktury trzeba wystawić WZ?

Nie trzeba wystawiać WZ do każdej faktury.¹ Faktura dokumentuje sprzedaż, a WZ – wydanie towaru z magazynu. Samo sporządzenie faktury nie oznacza więc konieczności przygotowania dokumentu wydania.

Czy na WZ potrzebny jest podpis odbiorcy?

Podpis odbiorcy nie jest uniwersalnym warunkiem sporządzenia WZ, ale może potwierdzać odbiór towaru. Podpis wystawcy wskazuje osobę przygotowującą dokument i ma inną funkcję. Jeśli firma zbiera podpisy przy wydaniu, powinna rozróżnić osobę wydającą od osoby przyjmującej towar.

WZ a faktura VAT: różne cele obu dokumentów

WZ zapisuje wydanie towaru z magazynu; faktura VAT dokumentuje sprzedaż. Dokument magazynowy nie jest fakturą ani dokumentem naliczającym VAT do zapłaty.⁶ Oba dokumenty mogą wymieniać te same produkty, lecz opisują inne elementy transakcji.

Czy WZ może zastąpić fakturę?

WZ nie zastępuje faktury. Różnica wynika z tego, co potwierdza każdy z dokumentów przy sprzedaży:¹⁰

Zapis wydania nie obejmuje całego rozliczenia sprzedaży. WZ i faktura zachowują odrębne funkcje, nawet jeśli dotyczą tego samego towaru.

Czym różnią się WZ i faktura w dokumentowaniu transakcji?

WZ dotyczy ruchu towaru, faktura zaś jego sprzedaży. Powiązanie dokumentów pozwala porównać wydane pozycje z pozycjami objętymi fakturą. Fakturownia umożliwia wystawienie jednej faktury na podstawie kilku dokumentów WZ.⁸

Każde wydanie zachowuje wtedy własny zapis. Faktura ujmuje sprzedaż wynikającą z powiązanych dokumentów.

WZ w praktyce: typowe błędy, zastosowania i korekty

WZ trzeba zestawić z rzeczywistym wydaniem. Błędna pozycja, ilość lub odbiorca utrudnią późniejsze uzgodnienie operacji magazynowej. Sposób poprawy zależy od tego, czy towar już przekazano i czy odbiorca dostał dokument¹¹.

Tabela błędów najczęściej popełnianych na WZ

Na WZ najczęściej trzeba skorygować dane odbiorcy albo opis wydanych pozycji. Punktem odniesienia jest to, co faktycznie przekazano. Dopiero po takim porównaniu można poprawić zapis.

Dane w tabeli: 9

Przykłady sytuacji, w których wystawia się WZ

WZ stosuje się, gdy towar trafia do odbiorcy poza magazynem. Może to być przekazanie produktów klientowi przy odbiorze osobistym albo wydanie ich do wysyłki. W obu przypadkach dokument powinien odnosić się do towaru, który faktycznie opuścił magazyn.

Jak poprawić błędnie wystawiony WZ?

Błędny WZ trzeba uzgodnić z rzeczywistym wydaniem i z wersją przekazaną odbiorcy. Osoba wprowadzająca poprawkę powinna wykonać kolejne kroki:

• Ustal, które pole zawiera błąd.
• Porównaj zapis z wydanym towarem i danymi odbiorcy.
• Popraw dokument zgodnie ze sposobem obsługi zmian przyjętym w firmie¹².
• Jeśli odbiorca otrzymał błędny WZ, przekaż mu poprawioną wersję i zachowaj powiązanie między wersjami.

Po zmianie zapis magazynowy powinien zgadzać się z rzeczywistym wydaniem¹².

Jak wygenerować WZ online w systemie wFirma.pl?

wFirma.pl pozwala wygenerować WZ online i go wydrukować po włączeniu dodatku magazynowego.¹³ Do przygotowania dokumentu potrzebne są dane odbiorcy i wydawanego towaru. Kolejność pracy wygląda następująco:

• Włącz dodatek magazynowy.
• Przygotuj WZ dla właściwego odbiorcy i wydawanych pozycji.
• Porównaj dokument z towarem przekazywanym z magazynu.
• Wygeneruj WZ i przygotuj jego wydruk.

Wydruk można przekazać odbiorcy jako zapis wydania sporządzony online.

WZ w ewidencji magazynowej: kontrola zgodności towaru

WZ należy zestawić z faktycznie wydanym towarem i zmianą w stanach magazynowych, czyli ewidencjonowanych ilościach dostępnego towaru. Każdą pozycję sprawdza się osobno: nazwę, jednostkę miary oraz ilość. Samo przygotowanie dokumentu nie dowodzi jeszcze, że produkt opuścił magazyn.

Po zapisaniu wydania ewidencja powinna pokazywać ilość rzeczywiście przekazaną odbiorcy. Przy usuwaniu WZ trzeba najpierw ustalić, czy doszło do operacji magazynowej. Inaczej zniknie zapis, choć towar mógł już opuścić magazyn.

Jak porównać WZ z faktycznie wydanym towarem i stanem magazynowym?

Najpierw porównaj WZ z potwierdzonym wydaniem, a potem z ewidencją magazynu. Osoba uzgadniająca operację powinna:

• Odczytać z WZ nazwy produktów, jednostki miary i ilości.
• Porównać każdą pozycję z towarem faktycznie przekazanym odbiorcy.
• Sprawdzić, czy ewidencja pokazuje rozchód odpowiadający wydanej ilości.
• Wyjaśnić różnice przed poprawieniem lub usunięciem dokumentu¹¹.

Zgodność oznacza, że dokument, wydanie i ewidencja opisują ten sam ruch towaru.

WZ, PZ i MM: który dokument opisuje dany ruch magazynowy?

Rodzaj dokumentu zależy od kierunku i celu ruchu. PZ oznacza przyjęcie zewnętrzne, MM – przesunięcie międzymagazynowe, a RW – rozchód wewnętrzny. WZ dokumentuje wydanie odbiorcy na zewnątrz. Zastosowania poszczególnych oznaczeń zestawia tabela:

MM zmienia miejsce przechowywania towaru, a WZ opisuje wydanie odbiorcy poza magazyn. Przyjęcie zapisuje się jako PZ, transfer jako MM, użytek własny jako RW, a wydanie zewnętrzne jako WZ.

Potwierdzenie dostawy dla nabywcy: WZ online czy na papierze?

WZ elektroniczny i WZ papierowy pozwalają nabywcy porównać dokument z dostawą. Różnią się sposobem przekazania i zachowania potwierdzenia odbioru. WZ należy przekazać nabywcy niezwłocznie po wystawieniu – osobiście, pocztą tradycyjną lub elektroniczną.¹³

Forma elektroniczna pozwala przekazać dokument na odległość, papierową można wręczyć wraz z towarem. W obu przypadkach odbiorca powinien móc rozpoznać dostarczone pozycje na WZ.

Druk, Excel czy system online: sposoby przygotowania WZ

WZ można wypełnić na papierze, przygotować w arkuszu kalkulacyjnym albo wystawić w systemie online. Wybór zależy od potrzeb firmy: ręcznego formularza, edytowalnego pliku lub powiązania z ewidencją magazynową. Różnice pokazuje tabela:

Jeśli ewidencja znajduje się poza arkuszem, zgodność obu zapisów trzeba dopilnować osobno. Przy okazjonalnych wydaniach może wystarczyć czytelny formularz. Firma prowadząca ewidencję w systemie może przygotowywać WZ w tym samym środowisku.

Czy można wystawić WZ w Excelu?

WZ w Excelu powstaje przez wypełnienie formularza w arkuszu XLSX. Na e-druki.pl formularz można pobrać w formatach PDF i XLSX.⁷

Przed przekazaniem WZ porównaj wpisane pozycje i ilości z wydawanym towarem. Zachowaj też wypełnioną wersję pliku. Sam arkusz służy do sporządzenia dokumentu, ale nie zastępuje uzgodnienia wydania ze stanem magazynowym.

eService a dokument WZ: odrębne role w obsłudze sprzedaży

eService dotyczy obsługi płatności, natomiast WZ – wydania towaru z magazynu. Potwierdzenie zapłaty nie mówi, jakie pozycje przekazano odbiorcy. WZ z kolei nie potwierdza, że nabywca zapłacił.

Przy uzgadnianiu sprzedaży warto oddzielić płatność, wydanie i dokument sprzedaży. Przyjęcie pieniędzy nie zastępuje zapisu ruchu magazynowego. Sam WZ nie rozstrzyga zaś o rozliczeniu z nabywcą.

Czy na dokumencie WZ trzeba podawać ceny?

WZ bez cen i WZ z cenami to dopuszczalne warianty. Ceny nie są obowiązkowe, choć bywają umieszczane na dokumencie.⁶ Wybór zależy od tego, czy odbiorca potrzebuje samego wykazu towaru, czy również informacji o wartości pozycji.

Dane w tabeli: 10

Czy cena jest potrzebna na WZ wydawanym odbiorcy?

Do porównania dostawy z WZ wystarczą nazwy i ilości. Jeśli dokument ma służyć wyłącznie takiej kontroli, wariant bez cen spełnia ten cel. Gdy strony chcą przekazać również wartości pozycji, mogą wybrać WZ z cenami. Żaden z wariantów nie zastępuje faktury.

Odbiorca i zmiany w WZ: adresowanie, edycja, usuwanie

WZ powinien wskazywać odbiorcę towaru. Przed zmianą lub usunięciem dokumentu trzeba ustalić, co rzeczywiście wydano. Błędne dane odbiorcy wymagają innego działania niż zapis wydania, do którego w ogóle nie doszło. Znaczenie ma również przekazanie WZ odbiorcy oraz jego powiązanie z fakturą.

Kogo wskazać jako odbiorcę dokumentu WZ?

Odbiorca WZ to podmiot, któremu przekazuje się towar. Jego dane pozwalają przypisać dokument do konkretnego wydania. Jeśli przesyłkę przyjmuje inna osoba niż nabywca, trzeba odróżnić dane podmiotu wskazanego na WZ od danych osoby odbierającej towar.

Kiedy edytować WZ, a kiedy rozważyć jego usunięcie?

Gdy wydanie nastąpiło, ale WZ zawiera błąd, dokument należy poprawić. Usunięcie można rozważyć, jeśli zapis nie odpowiada żadnemu dokonanemu wydaniu. Przed zmianą ilości porównaj WZ z przekazanym towarem. Przed usunięciem ustal też, czy dokument zmienił stan magazynowy lub został powiązany z fakturą.

Jak zmienić dane na dokumencie WZ?

Poprawiony WZ powinien odpowiadać rzeczywistemu wydaniu. Osoba wprowadzająca zmianę powinna:

• Wskazać błędne pole i ustalić prawidłową treść na podstawie wydania.
• Poprawić dane odbiorcy albo pozycje i ilości, których dotyczy błąd.
• Porównać poprawiony WZ z zapisem magazynowym i wersją przekazaną odbiorcy.

Jeśli odbiorca ma błędną wersję, przekaż mu poprawiony dokument. W ten sposób otrzyma zapis zgodny z wydaniem.

Jak postępować przy usuwaniu dokumentu WZ?

Usunięcie WZ może zmienić stan magazynowy i powiązania między dokumentami. W Fakturowni zapisanie WZ automatycznie zmniejsza stan, a usunięcie dokumentu go przywraca.⁸ Usunięcie WZ powiązanego z fakturą usuwa w Fakturowni samo powiązanie, nie fakturę.⁸

• Ustal, czy towar został rzeczywiście wydany.
• Sprawdź powiązanie WZ z fakturą przed usunięciem.
• Po usunięciu porównaj stan magazynowy z towarem znajdującym się w magazynie.

Usuń dokument dopiero po uzgodnieniu zapisu z faktycznym ruchem towaru.

Numeracja WZ oraz przygotowanie wydruku i eksportu

Numer WZ pozwala odnaleźć dane wydanie w ewidencji i archiwum. Konsekwentna numeracja pomaga odróżniać dokumenty dotyczące różnych operacji. Na wersji firmowej i tej przekazanej odbiorcy powinien widnieć ten sam numer.

Przed wydrukiem lub eksportem sprawdź czytelność danych odbiorcy, nazw produktów, ilości i dat. Gdy WZ powstaje w systemie magazynowym, przekazywany plik powinien zgadzać się z zapisanym wydaniem. Po zmianie dokumentu trzeba ponownie przygotować wersję dla odbiorcy.

Numer identyfikuje wydanie. Czytelny plik lub wydruk pozwala odbiorcy porównać WZ z otrzymanym towarem.

Limity dokumentów WZ w programie: zakres i znaczenie

Do korzystania z WZ w Fakturowni potrzebny jest aktywny magazyn. Przy tworzeniu dokumentu z faktury liczy się również limit pozycji na tej fakturze. To odrębne parametry: jeden dotyczy magazynu, drugi dokumentu źródłowego.

Dane w tabeli: 8

Limit 1000 pozycji dotyczy faktury źródłowej, a nie liczby dokumentów WZ.

Termin wystawienia WZ i faktury oraz okres przechowywania

Termin wystawienia faktury do WZ to co innego niż data wydania towaru czy okres przechowywania dokumentu. FakturaXL podaje 7 dni od wystawienia WZ na sporządzenie faktury lub innego dokumentu sprzedaży.¹ e-druki.pl wskazuje 15. dzień miesiąca następującego po wydaniu jako termin wystawienia faktury do WZ.^7,14

Dane w tabeli: 14,15

Te wskazania różnią się terminem i zdarzeniem, od którego biegnie czas. Nie należy więc traktować ich jako tej samej reguły. WZ pozostaje w dokumentacji magazynowej niezależnie od daty wystawienia powiązanej faktury.

Pojęcia związane z WZ i rozwiązania typowych problemów

Przy uzgadnianiu WZ warto osobno sprawdzić dokument, przekazany towar i zmianę stanu magazynowego. Różnica może dotyczyć dostępności produktu, ilości, odbiorcy lub dokumentu sprzedaży. W każdym przypadku trzeba porównać zapis WZ z właściwą operacją.

4 typowe problemy z WZ: jak je rozwiązać?

Sposób postępowania zależy od rodzaju rozbieżności. Najpierw ustal, czego dokładnie dotyczy problem:

• Brak towaru w magazynie: porównaj ilość dostępną z ilością przygotowaną do wydania. Fakturownia domyślnie pozwala wystawić WZ mimo niewystarczającego stanu magazynowego, ale umożliwia włączenie blokady takich wydań.⁸
• Inna ilość na dokumencie niż w dostawie: przelicz przekazany towar i uzgodnij z nim zapis WZ.
• Błędny odbiorca: ustal, komu przekazano towar, i popraw dane na dokumencie przekazywanym tej osobie lub firmie.
• Niejasne powiązanie z fakturą: zestaw pozycje objęte fakturą z wydaniami, których dotyczą.

Poprawny WZ opisuje to, co rzeczywiście wydano z magazynu. Sam zamiar przekazania towaru nie wystarcza.