FIFO, LIFO i FEFO — metody rozchodu w programie magazynowym

FIFO daje pierwszeństwo najstarszym dostawom, LIFO – najnowszym, a FEFO – produktom z najbliższym terminem ważności. Przy towarach o ograniczonej trwałości FIFO pomaga ograniczać przeterminowanie i straty.¹
W artykule rozdzielamy fizyczną rotację od wyceny rozchodu i pokazujemy, jak kontrolować terminy przydatności².

Czym są FIFO i LIFO w gospodarce magazynowej?

FIFO i LIFO ustalają przeciwną kolejność rozchodu partii. W FIFO pierwszeństwo mają wcześniejsze przyjęcia, w LIFO – późniejsze. Art. 34 ust. 4 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości opisuje wycenę według kosztów odpowiednio najwcześniej i najpóźniej nabytych zapasów³.

Kolejność wydawania towaru nie jest tym samym co wycena rozchodu. Pierwsza wskazuje partię pobraną z magazynu, druga określa koszt przypisany do wydanego zapasu. Te decyzje trzeba więc podejmować osobno.
Pkt 25 MSR 2 dotyczy formuły przypisywania kosztu zapasom, a nie wyboru partii do fizycznego pobrania⁴.

Kolejność partii wynika z zapisów ich przyjęcia. Przyjęcie dokumentuje PZ – przyjęcie zewnętrzne, a wydanie WZ – wydanie zewnętrzne. Pierwotna struktura JPK_MAG wyróżniała cztery rodzaje dokumentów magazynowych: PZ, WZ, RW i MM⁵.

Co oznacza FIFO i na czym polega zasada „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”?

FIFO, od First In, First Out, oznacza „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”: towar wydaje się w kolejności przyjęć.¹
Trzeba więc powiązać pobieraną partię z zapisem jej przyjęcia. Gdy dostawa obejmuje kilka partii, ich oznaczenia pozwalają ustalić, którą wydać najpierw. Do identyfikacji służy GS1 AI (10); następujący po nim numer partii może mieć do 20 znaków⁶.

Czym jest wycena rozchodu zapasów metodą FIFO?

Wycena rozchodu metodą FIFO przypisuje wydanym zapasom koszty najwcześniej przyjętych, dostępnych warstw. Warstwa zapasu to ilość towaru powiązana z określonym kosztem przyjęcia. Taką wycenę przewiduje art. 34 ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości: wskazuje koszty zapasów najwcześniej nabytych lub wytworzonych³.

Po wyczerpaniu najstarszej warstwy pozostałą część wydania wycenia się według kosztu następnej. W zapasie końcowym pozostaje wartość warstw niewykorzystanych przy rozchodzie.
Pkt 27 MSR 2 wskazuje, że przy formule FIFO są to pozycje nabyte lub wytworzone najpóźniej⁴.

Wycena FIFO określa koszt rozchodu, ale nie dowodzi, którą partię pracownik zdjął z regału. Fizyczne pobranie można sprawdzić dzięki oznaczeniom partii zapisanym na dokumentach magazynowych. Jednym z nich jest numer po GS1 AI (10); standard dopuszcza do 20 znaków⁶.

Jak obliczyć krok po kroku wartość rozchodu i zapasu końcowego?

Rozchód FIFO liczysz od najstarszej dostępnej warstwy: jej koszt przypisujesz do wydania, a koszty niewykorzystanych warstw – do zapasu końcowego. Pkt 27 MSR 2 opisuje tę zasadę wprost: starsze pozycje trafiają do rozchodu, nowsze pozostają w zapasie⁴.

• Ułóż stan początkowy i przyjęcia według kolejności powstawania warstw; przy każdej zapisz ilość oraz koszt jednostkowy.
• Ustal ilość rozchodu i zacznij jej przypisywanie od najstarszej dostępnej warstwy.
• Jeśli ilość w tej warstwie nie wystarcza, przejdź do następnej. Powtarzaj to aż do rozliczenia całego wydania.
• Pomnóż ilość pobraną z każdej warstwy przez jej koszt jednostkowy. Suma wyników to wartość rozchodu.
• Tak samo oblicz wartość ilości pozostałych w warstwach i zsumuj je jako wartość zapasu końcowego.

Obliczenie daje wartość rozchodu i stanu końcowego z podziałem na warstwy kosztowe. Pkt 36 lit. b i d MSR 2 wymaga ujawnienia wartości bilansowej zapasów oraz kwoty ujętej jako koszt w okresie⁴.

Kiedy wybrać FIFO do wyceny rozchodu?

FIFO do wyceny rozchodu wybierz wtedy, gdy koszt wydania ma pochodzić ze starszych przyjęć. Pozostały zapas będzie wówczas wyceniany według kosztów nowszych warstw. Potrzebna jest historia ilości i kosztów przyjęć oraz rozliczanie wydań we właściwej kolejności. Pkt 36 lit. a MSR 2 wymaga ujawnienia zasad wyceny zapasów, w tym zastosowanej formuły kosztu⁴.

Osobno ustal regułę kompletacji. Przypisanie wydaniu kosztu najstarszej warstwy nie oznacza, że pracownik pobrał z regału najstarszą partię.
Pkt 25 MSR 2 wymienia FIFO i średnią ważoną jako formuły kosztu zapasów nieobjętych szczegółową identyfikacją⁴.

Jak sprawdzić poprawność wyceny rozchodu metodą FIFO?

Kontrola wyceny FIFO zaczyna się od odtworzenia ruchów zapasu. Następnie trzeba uzgodnić wartość rozchodu z kosztami warstw, które pozostały. Art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga udokumentowania przebiegu i wyników inwentaryzacji oraz powiązania ich z księgami rachunkowymi³.

• Porównaj kolejność przyjęć i wydań z dokumentami magazynowymi.
• Sprawdź, czy rozchód przypisany do warstwy nie przekracza dostępnej w niej ilości.
• Przelicz częściowo wykorzystane warstwy według kosztów jednostkowych właściwych dla ich przyjęć.
• Przed porównaniem wyniku z ewidencją uwzględnij korekty i zwroty w historii ruchów.
• Uzgodnij ilość i wartość stanu początkowego oraz przyjęć z sumą rozchodu i zapasu końcowego.

Zgodność ilości i wartości po obu stronach potwierdza spójność obliczeń FIFO. Gdy stan początkowy, przychody i rozchody zgadzają się ze stanem końcowym, różnica wynosi 0 sztuk i 0 zł⁷.

Czym jest rotacja FIFO w praktyce i jak wypada na tle LIFO?

Rotacja FIFO oznacza fizyczne pobieranie najpierw zapasu przyjętego wcześniej. LIFO daje pierwszeństwo ostatniemu przyjęciu. Od tej reguły zależy, które towary zostaną na regale po kompletacji. Regał przepływowy FIFO ma oddzielne strony załadunku i pobrania; jednostronny regał wjezdny sprzyja rotacji LIFO⁸.

Reguła pobrania nie wyznacza automatycznie kosztu rozchodu. Można fizycznie wydawać towar według FIFO, a metodę wyceny ustalić osobno. Art. 34 ust. 4 pkt 1–3 ustawy o rachunkowości wymienia trzy sposoby wyceny rozchodu³.

FEFO opiera kolejność wydania na terminie przydatności, nie na samej dacie dostawy. Pierwsza powinna wyjść partia z najbliższym terminem, nawet jeśli trafiła do magazynu później. Na tym polega różnica wobec FIFO.¹

Jak FIFO wyznacza kolejność wydawania towaru?

Przy FIFO o kolejności pobrania decydują zapisy przyjęć dostępnych partii danego towaru. Pracownik kompletujący wydanie powinien wykonać kolejne czynności:

• Ustalić dostępne partie produktu oraz kolejność ich przyjęcia.
• Wskazać najstarszą dostępną partię jako źródło pobrania.
• Jeśli nie pokrywa całego wydania, pobrać brakującą ilość z następnej partii.

Takie wydanie wiąże pobrany towar z konkretnymi partiami. O wyborze decyduje kolejność ich przyjęcia, a nie samo położenie na regale.

Gdzie stosuje się FIFO?

FIFO stosuje się między innymi przy magazynowaniu żywności, leków, kosmetyków i chemikaliów.¹
W produkcji przemysłowej pomaga zużywać surowce w kolejności dostaw.⁹

Przy planowaniu rotacji uwzględnij też popyt. FIFO pasuje do popytu przewidywalnego i stabilnego.¹⁰ Jeśli produkt ma datę ważności, sama kolejność dostaw nie zastąpi porównania terminów przydatności.

Jak FIFO i LIFO różnią się kolejnością rozchodu oraz wpływem na koszty?

Gdy dostawy mają różne koszty, metoda wyceny zmienia zarówno koszt rozchodu, jak i wartość pozostałego zapasu:

Porównaj koszty jednostkowe kolejnych przyjęć, aby zobaczyć, które warstwy trafiłyby do rozchodu. Przy rosnących kosztach LIFO przypisuje wydaniu nowsze, wyższe koszty niż FIFO. Gdy koszty spadają, relacja się odwraca.

FIFO, LIFO czy FEFO: jak dobrać metodę do towaru i terminów ważności?

Regułę fizycznego pobrania dobierz do tego, co ma rozstrzygać o kolejności wydania. Może to być data przyjęcia, dostęp do towaru albo termin przydatności.

Daty przyjęcia i terminy przydatności nie zawsze układają partie w tej samej kolejności. Wtedy FEFO kieruje pobraniem według terminu ważności, a FIFO – według daty przyjęcia.

Wdrożenie rotacji zapasów w magazynie i usługach logistycznych

Rotacja FIFO wymaga zgodności między oznaczeniem partii, dostępem do towaru i kolejnością kompletacji. Wybór tej reguły może oznaczać konieczność dostosowania układu magazynu oraz wyposażenia, w tym regałów.¹¹

Planowanie przestrzeni magazynowej obejmuje drogę towaru od przyjęcia przez składowanie do wydania. Zapis kolejności w ewidencji nie wystarczy. Pracownik musi jeszcze rozpoznać właściwą partię i móc ją pobrać z regału.

Jakie korzyści daje zasada FIFO w magazynie?

FIFO pomaga wydawać starsze zapasy, zanim będą długo zalegać w magazynie. Może w ten sposób ograniczać pogorszenie ich stanu.¹²
Gdy wydanie jest powiązane z oznaczoną partią, łatwiej odtworzyć, który zapas opuścił magazyn.

Kiedy FIFO wystarcza, a kiedy potrzebne jest FEFO?

Przy wyborze reguły kompletacji rozstrzygnij, co ma dawać partii pierwszeństwo. Dla FIFO jest to przyjęcie dostawy, dla FEFO – termin przydatności.

Jeśli później przyjęta partia ma krótszy termin ważności niż starsza, FIFO i FEFO wskażą różne partie. Gdy liczy się najbliższa data przydatności, pobranie trzeba oprzeć właśnie na niej. Sama data dostawy wtedy nie wystarcza.

Jak wdrożyć FIFO w programie magazynowym z obsługą partii i dat?

Program magazynowy FIFO powinien łączyć zapis przyjęcia z oznaczeniem partii na towarze. Przy wydaniu potrzebne jest też potwierdzenie, co faktycznie pobrano. Osoby rejestrujące dostawy i kompletujące zamówienia powinny:

• Zapisywać identyfikator partii i datę przyjęcia podczas rejestracji dostawy.
• Oznaczać partię na towarze. Etykiety z datą przyjęcia pomagają kontrolować kolejność wydań według FIFO.¹
• Powiązać pobraną partię z dokumentem wydania, aby zapis ruchu odpowiadał kompletacji.
• Kontrolować stany i zadania magazynowe. WMS, czyli system zarządzania magazynem, może wspierać monitorowanie zapasów i planowanie operacji FIFO.¹
• Przeszkolić pracowników w rozpoznawaniu partii i potwierdzaniu pobrania. Wdrożenie FIFO wymaga znajomości tej zasady przez personel.¹

Tak powstały zapis pozwala porównać partię wskazaną do pobrania z faktycznie wydaną. Rozbieżność staje się wtedy widoczna w historii ruchu.

Jak stosować FIFO w usługach logistycznych?

FIFO w usługach logistycznych wymaga spójnych oznaczeń partii od przyjęcia aż po kompletację zlecenia. Starsze partie trzeba ułożyć tak, by można je było łatwo pobrać.¹ Osoby obsługujące zlecenia powinny:

• Ustalać kolejność przyjęć osobno dla zapasu obsługiwanego w ramach danego zlecenia lub klienta.
• Umieszczać starsze partie tam, skąd można je pobrać bez przestawiania nowszych dostaw.
• Potwierdzać identyfikator pobranej partii podczas kompletacji i zapisywać go przy wydaniu.

Operacyjne FIFO działa wtedy, gdy kolejność w ewidencji zgadza się z pobraniem z regału. Sam zapis przyjęcia nie zastąpi takiej kontroli.