Dokumenty magazynowe — PZ, RW, MM, PW i ich obieg

Dokument PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) potwierdza przyjęcie towarów lub materiałów spoza firmy i zwiększa stan magazynowy.^1,2
Poniżej wyjaśniamy, kiedy wystawia się PZ, RW, MM i PW oraz jak przebiega obieg i księgowanie dokumentów magazynowych³.

Czym jest dokument PZ w ewidencji magazynowej?

PZ zapisuje przyjęcie towaru lub materiałów w ewidencji magazynowej. Dzięki niemu można przypisać do dostawy konkretne pozycje i ilości. Jeśli PZ służy jako dowód księgowy, art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości uzasadnia podanie ilości w jednostkach naturalnych⁴.

Ilości wpisane na PZ muszą odpowiadać temu, co rzeczywiście przyjęto. Błąd zmienia stan w ewidencji, choć towar fizycznie leży w magazynie.
Art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazuje wyjaśnić i rozliczyć różnice między stanem rzeczywistym a księgowym ujawnione podczas inwentaryzacji⁵.

Co oznacza PZ i jaką pełni funkcję w magazynie?

PZ służy do ewidencjonowania dostawy spoza firmy. Wskazuje towary lub materiały, które faktycznie dotarły, więc zapis można powiązać z konkretną dostawą. Gdy PZ jest dowodem księgowym, art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości wymaga wskazania stron operacji, w tym dostawcy [[FNA​​AF]].

Jak udokumentować przyjęcie towaru za pomocą PZ?

Przyjęcie towaru na PZ wymaga danych zgodnych z dostawą. Przy każdej pozycji wpisz jednostkę miary i liczbę faktycznie przyjętych jednostek⁶. Osoba odpowiedzialna za ewidencję przyjęcia sporządza dokument w kilku krokach:

• Ustal dostawcę i dokument, na którego podstawie dotarła dostawa.
• Sprawdź nazwy towarów lub materiałów oraz faktycznie przyjęte ilości.
• Wpisz pozycje i ilości na PZ oraz przypisz je do właściwego magazynu.
• Przed zakończeniem ewidencji porównaj PZ z przyjętą dostawą.

Gotowy zapis powinien odpowiadać zawartości dostawy. Musi też wskazywać magazyn, do którego trafił towar.

Jakie błędy w PZ wpływają na ewidencję magazynową?

Błędy ilościowe na PZ mogą powodować różnice inwentaryzacyjne: rozbieżności między ewidencją a wynikiem liczenia zapasów.² Nawet pojedyncza błędna ilość zniekształca zapis pozycji, dlatego porównaj PZ z dostawą.
Art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości przewiduje spis z natury rzeczowych składników aktywów obrotowych. Taki spis może ujawnić błędną ilość w ewidencji⁵.

Co oznacza PZ w księgowości?

PZ w księgowości stanowi podstawę księgowania przychodu materiałów i towarów do magazynu oraz rozliczenia ich zakupu.¹ Inaczej jest u przedsiębiorców prowadzących uproszczoną ewidencję podatkową: PZ nie jest tam dokumentem księgowym i nie trafia do KPiR, czyli podatkowej księgi przychodów i rozchodów.⁷
§ 11 ust. 3 rozporządzenia o KPiR z 2019 r. wymieniał faktury wśród podstaw zapisów w księdze. PZ dokumentuje natomiast przyjęcie magazynowe⁸.

Zapis magazynowy i wpis do KPiR pełnią różne funkcje. Ich rozróżnienie pomaga powiązać przyjęcie z dokumentem zakupu.

Czym jest prawidłowo sporządzony dokument PZ i z czym go powiązać?

Prawidłowy PZ wskazuje dostawę, przyjęty towar i osoby uczestniczące w przyjęciu. Druk sporządza się na podstawie otrzymanej faktury albo dokumentu WZ od dostawcy.¹
Jeśli PZ pełni funkcję dowodu księgowego, trzeba uwzględnić sześć grup danych z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości⁴.

Powiązanie PZ z dokumentem dostawcy pozwala ustalić, której dostawy dotyczy przyjęcie. Pomaga w tym numer faktury. Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wymaga numeru jednoznacznie identyfikującego fakturę; odnotowanie go przy PZ ułatwia połączenie dokumentów⁹.

Jak wystawić dokument PZ i jakie dane w nim ująć?

PZ wystawia się dla przyjętej dostawy: przenosi dane z dokumentu dostawcy i zapisuje to, co trafiło do magazynu. Jeśli jest dowodem księgowym, podaj datę operacji, a gdy się różni – także datę sporządzenia dokumentu (art. 21 ust. 1 pkt 4)⁴. Przy sporządzaniu uwzględnij:

• Dane dostawcy i przyjmującego oraz numer dokumentu.^7,10,11,12
• Datę wystawienia i datę przyjęcia.^7,10,11,12
• Dane towaru, ilość przyjętego towaru i cenę jednostkową.^7,10,11,12
• Podpisy osób związanych z dostawą i przyjęciem.^7,10,11,12

Taki PZ łączy zapis magazynowy z dostawą i osobami uczestniczącymi w jej przyjęciu. Art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości przewiduje podpisy wystawcy i osoby przyjmującej składniki aktywów, z wyjątkiem określonym w ust. 1a⁴.

Czym różni się PZ od WZ?

Przy tej samej dostawie dokument dostawcy i dokument odbiorcy opisują przeciwne strony ruchu towaru. Różnica dotyczy magazynu, w którym zapisuje się ten ruch:

Jedna dostawa oznacza więc dwa zapisy magazynowe. Dostawca zapisuje wydanie na WZ, a odbiorca przyjęcie na PZ¹³.

Czym różni się PZ od faktury zakupu?

Dane na obu dokumentach pozwalają uzgodnić zakup z ewidencją magazynową. Art. 106e ust. 1 pkt 8 ustawy o VAT wymaga podania na fakturze miary i ilości dostarczonych towarów. Te dane można porównać z PZ⁹.

Do czego służy dokument PW?

PW, czyli Przyjęcie Wewnętrzne, zapisuje przyjęcie zapasów pochodzących z działalności firmy, na przykład z produkcji. Przy wyborze między PW a PZ liczy się pochodzenie towarów lub materiałów:

Przed zapisaniem przyjęcia ustal pochodzenie zapasów. Mogły dotrzeć spoza firmy albo powstać w ramach jej działalności.

Czym jest dokument MM i kiedy stosuje się go w magazynie?

Dokument MM, czyli przesunięcie międzymagazynowe, zapisuje przeniesienie zapasów między magazynami tej samej firmy. Towar opuszcza wtedy magazyn źródłowy i trafia do docelowego. Nie jest to przyjęcie od zewnętrznego dostawcy.

Na MM wskaż oba magazyny, przenoszone pozycje i ich ilości. Zapis zmniejsza stan w magazynie źródłowym, a zwiększa go w docelowym.
W programie magazynowym powiązanie obu stron przesunięcia pozwala śledzić drogę towaru¹⁴.

Wybierz MM, gdy zapasy zmieniają miejsce składowania wewnątrz firmy. Dokument obejmuje wtedy oba magazyny.

Kiedy wystawić dokument PZ przy przyjęciu towaru z zewnątrz?

PZ wystawia się przy przyjęciu towarów lub materiałów spoza firmy. Dotyczy to także materiałów otrzymanych nieodpłatnie.¹² Zapis powinien obejmować pozycje i ilości faktycznie przyjęte przez pracownika magazynu.

System WMS, czyli system zarządzania operacjami magazynowymi, może utworzyć PZ po zeskanowaniu towaru i potwierdzeniu jego ilości oraz lokalizacji.² Skan identyfikuje pozycję, a potwierdzenie zamyka zapis przyjęcia. Pracownik magazynu wykonuje te czynności podczas obsługi dostawy.

W produkcie Studio WMS.net przyjęcie dostawy bez zeskanowania kodu i potwierdzenia PZ jest zablokowane.²
Integracja Studio VSS.net z WMS pozwala natomiast automatycznie wypełnić nagłówek PZ danymi z awizacji dostawy. Awizacja to wcześniejsze zgłoszenie planowanej dostawy².

Sposób obsługi przyjęć zależy od pracy magazynu. Istotne jest między innymi to, czy pracownicy skanują towary i potwierdzają dostawy w WMS.

Jak skorygować błędy w dokumencie przyjęcia?

Błędny dokument PZ trzeba skorygować, aby ewidencja odpowiadała faktycznie przyjętej dostawie. Sposób poprawy zależy od tego, czy PZ został już zatwierdzony w programie magazynowym¹⁵.

• Porównaj pozycje PZ z towarem przyjętym do magazynu i dokumentem dostawcy.
• Ustal, które dane są błędne: towar, ilość, magazyn albo dane dostawy.
• Jeśli PZ nie został zatwierdzony, popraw błędne pola przed zatwierdzeniem¹⁵.
• Jeśli PZ został zatwierdzony, użyj dostępnej w programie operacji korekty lub anulowania. Nie twórz drugiego przyjęcia tej samej dostawy.

Po korekcie PZ powinien odpowiadać dostawie. Ten sam towar nie może zostać ujęty dwukrotnie.

Jak uzgodnić PZ z dostawą i dokumentami dostawcy?

Porównaj PZ z przyjętą dostawą i dokumentami dostawcy, zanim rozliczysz zakup. W ten sposób wykryjesz rozbieżności. PZ pozwala zestawić ilości przyjętych towarów i materiałów z ilościami na fakturze zakupu.¹

• Zestaw pozycje dostawy z odpowiadającymi im pozycjami na PZ.
• Porównaj ilość faktycznie przyjętą z ilością zapisaną na PZ.
• Powiąż pozycje PZ z pozycjami faktury zakupu.
• Odnotuj rozbieżności między przyjęciem a dokumentami dostawcy i wskaż towar, którego dotyczą.

Po uzgodnieniu wiadomo, co trafiło do magazynu. Można też wskazać zakup, do którego należy przypisać przyjęcie.

Dokumenty magazynowe: rodzaje i najczęstsze pytania

Dokumenty magazynowe dobiera się do kierunku ruchu zapasów i ich pochodzenia. Przyjęcie od dostawcy, wydanie na zewnątrz oraz przesunięcie między magazynami wymagają różnych zapisów.

Jakie są rodzaje dokumentów magazynowych?

Oznaczenia dokumentów pokazują, skąd pochodzą zapasy i dokąd trafiają. Podstawowe rodzaje to:

• PZ – Przyjęcie Zewnętrzne: przyjęcie towarów lub materiałów spoza firmy.
• PW – Przyjęcie Wewnętrzne: przyjęcie zapasów pochodzących z działalności firmy, na przykład z produkcji.
• WZ – Wydanie Zewnętrzne: wydanie zapasów poza firmę.
• RW – Rozchód Wewnętrzny: wydanie zapasów na potrzeby wewnętrzne firmy.
• MM – przesunięcie międzymagazynowe: przeniesienie zapasów między magazynami tej samej firmy.

Wybór zależy od rodzaju ruchu zapasów. Mogą one zostać przyjęte, wydane albo przeniesione do innego magazynu tej samej firmy.

Najczęstsze pytania o wystawianie i obieg dokumentów

Obieg dokumentów magazynowych powinien odzwierciedlać rzeczywisty ruch zapasów. Przy ustalaniu zasad wystawiania trzeba rozstrzygnąć, kiedy zrobić zapis, który dokument wybrać i ile egzemplarzy PZ przygotować.

• Kiedy zapisać przyjęcie? Gdy ustalono, jaki towar i w jakiej ilości faktycznie trafił do magazynu.
• Czy wydanie na potrzeby firmy to WZ? Nie – ruch wewnętrzny dokumentuje RW, a wydanie poza firmę WZ.
• Czy przeniesienie towaru między magazynami to nowe przyjęcie od dostawcy? Nie – taki ruch dokumentuje MM.

W opisanym obiegu przygotowuje się 3 egzemplarze PZ. Wśród nich są 2 kopie.¹²

Oznaczenie dokumentu musi odpowiadać ruchowi zapasów. Obieg PZ należy zaś powiązać z przyjętą dostawą.